Нужна ли автоматизация HR-процессов в вашей компании?

С массовым переходом на удаленную работу, автоматизация всех процессов стала насущной необходимостью. Понятно, зачем автоматизировать учет рабочего времени и постановку задач. А нужно ли заниматься автоматизацией HR-функций? В этой статье мы разберемся, что такое автоматизация HR-процессов и что она может дать вашей компании.

Работа HR-специалиста состоит из большого количества задач, которые можно условно разделить на две категории: рутинные и более комплексные. Вторые требуют непосредственного участия HR-специалиста, его компетенций и навыков. Это такие задачи как, например, построение корпоративной культуры, формирование HR-бренда, понимание и разрешение конфликтов внутри компании, работа с мотивацией и вовлеченностью сотрудников. Таких задач много и их действительно сложно автоматизировать. Но вернемся к первой, рутинной, категории. Сюда входит расчет отпусков и больничных, назначение встреч, напоминания о событиях, создание карточек сотрудников, сбор и хранение информации о сотрудниках, напоминания о корпоративных праздниках и многое другое.

В конечном итоге мы имеем специалиста, полностью загруженного разноплановыми заданиями, половину которых он попросту не успевает сделать. Коварство рутинных задач в том, что не делать их не получается. HR не может не напомнить о каком-то собрании или проигнорировать сотрудника, который спрашивает, когда можно пойти в отпуск. Как итог, специалист тратит большое количество времени на рутину и на более сложные задачи его не остается. Решить эту проблему помогает автоматизация.

Что могут автоматизировать современные HR-системы?

Современные HRIS/HRM (Human Resource Information System / Human Resource Management) системы способны автоматизировать практически всю рутину HR-менеджера.

1. Ведение отсутствий сотрудников. Современная система автоматизации HR-функций может автоматически начислять сотрудникам дни отпуска, больничные и другие события. Этот процесс называется “absence management” или “self-management”. Сотрудник заходит в систему и видит, какие виды отсутствий ему доступны и в каком количестве. Он может сделать запрос, HR получит уведомление и подтвердит или отклонит этот запрос. Чем больше сотрудников в компании, тем больше времени экономит подобная автоматизация.

2. Базы сотрудников и соискателей. Многие HR-ы занимаются не только работой с текущими сотрудниками, но и подбором новых людей в команду. Это требует ведения базы сотрудников и базы кандидатов. Вносить данные вручную в Google-таблицы или другие сервисы – очень затратно по времени. Особенно, если у вас две базы и нужно каждый раз переносить данные принятого на работу новичка в базу сотрудников. Система автоматизации упрощает этот процесс. Многие HRIS способны распознавать резюме из разных файлов или импортировать данные из Excel-таблиц. Карточки сотрудников и кандидатов в одной системе очень ускоряют дальнейшую работу с ними.

3. Работа с вакансиями. Как мы сказали в предыдущем пункте, многие специалисты по персоналу занимаются наймом. После создания вакансии необходимо разместить ее на сайте компании и порталах для поиска работы. Делая все это вручную, специалист тратит много времени. HRM-система помогает разместить вакансию на выбранных job-порталах в один клик. Кроме этого, некоторые системы позволяют получать отклики из сайтов по поиску работы сразу в HRIS.

4. Уведомления и события. В жизни каждой компании есть свои события и мероприятия. HR-менеджер участвует в их организации и уведомляет сотрудников о них. Чтобы написать каждому лично, нужно потратить много времени, а сообщение в общем чате затеряется среди других. Поэтому и здесь на помощь приходит система автоматизации HR, в которой можно создать любое событие и отправить напоминания сразу всем сотрудникам.

5. Опросы и статистика. Обратная связь от сотрудников очень важна для работы HR-а. Сюда входят, как важные для жизни компании опросы типа eNPS и Q12, так и простой опрос о дате проведения корпоратива. Сбор этих данных может занять достаточно много времени. В HRIS вы можете создать опрос, отправить его всем сотрудникам и получить результаты в систему. Помимо этого, качественная система автоматизации собирает статистику по опросам, HR-процессам и рекрутингу автоматически, так что вам не нужно будет вести никаких дополнительных таблиц.

Автоматизация – must have современного HR-a

Мы перечислили только основные функции HRM-системы. Но даже они способны сэкономить большое количество рабочего времени HR- а. HRIS – это не замена HR-специалиста, а надежный инструмент для работы, способный в разы повысить эффективность и продуктивность всего HR-отдела.